概要

ビジネススキルの中で一番の基本は「確認」です。

派遣社員やアルバイトから正社員になったとき、これまでは、上からの指示に従っていればよかった。正社員になると、自分で考え、時には人に協力して頂いて業務を進める必要が出てきます。

さらに、時間管理、同僚とのコミュニケーション(特にチームで業務を進めるもの)などのビジネススキルを身につける必要があります。

数年以上、派遣やアルバイトで仕事をしていた人にとっては、ビジネススキルを身につける機会に恵まれないことが多々あります。その結果、派遣時代はうまく行っていたのに正社員になった瞬間に全く仕事ができないなんてことが起きます。

ビジネススキルの中で一番の基本は「確認」することです。

仕事が進まないほとんどの原因は、確認不足による漏れ、重複作業が原因で業務が出戻るためです。

確認不足をどのように防いでいくか、解説していきます。

確認とは

確認は、ものごとを判断する上で最も重要なことです。

推測だけで判断しては絶対に行けません。

確認を怠るとしたら、「確認しようとしたとき、確認相手が目の前に居なかった」「人に確認するのが面倒」「確認相手が苦手な人」というように個人的な事情が多いです。

確認とは、

・(お客さんに提出する)成果物が正しいか確かめる

・相手が、動けるかどうか(仕事できるかどうか)を確かめる

・推測が本当に正しいか確かめる

ことを指します。

確認を踏切の例で解説

踏切の横断の例を取ります。

踏切を横断するときは、「カーンカーンカーン」というサイレンが鳴っていないか、電車が通過していないことを確かめたうえで渡ります。もし、サイレンや電車の確認をしていなかったら、場合によっては電車にひかれ最悪死に至ることはご存じの通りだと思います。

踏切の例であれば事故を未然に防ぐため、無意識的に確認できるのです。

さらにいうと、「確認」する場面がわかっているため意識することがなくても「確認」ができるのです。

しかし、仕事になると、「確認」を怠ってしまうことが多々発生してしまいます。確認を怠るケースとしては、先ほどの踏切の例のように「確認」する場面がわからない、自分の中で決まっていないことがほとんどです。

確認不足を解決するには、確認する場面を自分の中で決めておけば、確認箇所がわかり、仕事がスムーズになります。

どんなときに確認入れるべきか？

確認が必要なケースは、多々あり、すべての事例を網羅することは難しいですが、ある程度はパターン化することが可能です。

確認すべきところ

• 依頼内容(仕様書など)で不明点が出てきたと
• 仕事を開始する前
• 仕事が終わったとき
• 同僚や取引相手から資料や納品物を頂いたとき
• 同僚に仕事を依頼する必要が発生したときに確認

依頼内容(仕様書など)で不明点が出てきたと

お客さんから仕事を依頼されたとします。依頼内容は書面に書いてある場合、内容を一度は読むと思います。書面を読んでいて、不明点が出てきたとき、質問をして事実の確認を行います。質問をするのが面倒になり、推測で判断することは絶対に行ってはいけません。

仕事を開始する前

仕事を開始する前、業務項目をTODOリストに書き出しますが、特に項目の中に「推測」で挙げていないか確認します。つまり、リストの内容は事実に基づいた項目であるか、推測で挙げてしまった項目は、事実の確認をしたか確かめます。

何度も言うようですが、推測で仕事をすると後戻りが発生するためです。

仕事が終わったとき

仕事が終わったら、正しい成果物になっているか確認します。

アプリ開発であれば、仕様書通りに実装できているか、テストするなどして確かめます。

同僚や取引相手から資料や納品物を頂いたとき

相手が理解しているつもりで制作しても、納品物が間違っている可能性は十分にあります。

よって、本当に納品物が正しいか自分の目で確認します。

私のメンター(リストラに遭い、それからサラリーマンの毎月10倍の収入を得ることに成功した実業家)はいつもこんなことを言っていました。

信じるな！

疑うな！

確認しろ！

まさに、確認の一言です。

同僚に仕事を依頼する必要が発生したときに確認

あらかじめ相手が自分の仕事の都合に合わせることができるか、確認します。自分が準備できていても相手が、動けないことがあります。

また相手にいつまでに仕事が終わるかも合わせて確認しておきます。「Aさんなら、2日間で仕事終えてくれるだろう」という推測で判断するのは、推測を外す可能性があるため大変危険です。認識のずれを少なくするため、相手に確認をとって仕事を進めます。

タスクリストを作る際は「確認項目」も追加する

仕事のタスクリストを作るとき、確認項目(確認する相手も入れること)を追加しておくと、どこで確認する必要があるのかすぐに思い出すことができて、業務の抜け漏れを防ぐことができます。

まとめ

確認は、漏れや重複をなくすために重要な作業です。

何度も言うようですが、仕事が進まないほとんどの原因は、確認不足による漏れ、重複作業が原因です。

確認漏れを減らすことによって、業務の効率化をしていくことをおすすめします。